So früh wie möglich
- Datum und Uhrzeit festlegen
- Ort / Location festlegen und buchen
- evtl. ein Motto bestimmen
- Gästeliste erstellen
- Kosten ermitteln
- Buffet oder Menü planen
- Party-Service / Catering buchen
- evtl. Unterhaltungskünstler buchen
- Fotograf beauftragen oder einen Gast bitten, Fotos zu machen
- Helfer organisieren
- Ordner erstellen für Rechnungen, Bestätigungen und Reservierungen
4 bis 6 Wochen vor dem Fest
- Einladungen gestalten und verschicken
- Menü- und Tischkarten erstellen
- Spielecke / Betreuung für Kinder organisieren
- Grobplanung von Aktivitäten
2 bis 3 Wochen vor dem Fest
- Dessert / Kuchen bestimmen und bestellen
- Einkaufsliste erstellen
- Dekorationsmaterial besorgen
- Getränke kaufen
- Vorrat an Besteck, Tischtüchern, Geschirr, Tischen und Stühlen überprüfen
- Musik für die Feier aussuchen
1 Woche vor dem Fest
- endgültige Gästeliste erstellen
- Gästezahl an Restaurant / Party-Service / Catering weiter geben
- Detailplanung von Aktivitäten usw.
- Details mit Helfern absprechen
- Parkmöglichkeiten prüfen
1 Tag vor dem Fest
- Tische stellen inkl. Buffet und Geschenktisch
- Platz zum Spielen / Tanzen schaffen
- Tisch- und Raumdekoration
- Getränke und Gläser bereitstellen
- Lebensmittel einkaufen und kühl stellen
- Speisen vorbereiten
- Kuchen backen / abholen
- Fotoapparat einsatzbereit machen
- Musikanlage aufbauen und Musik bereit legen
- Festkleidung zurecht legen
Am Festtag
- Sound, Licht und Strom prüfen
- Getränke kühl stellen
- frische Speisen zubereiten
- Tische decken
- Blumendekoration anbringen
Nach dem Fest
- Aufräumen und Reinigung
- Abbau Musikanlage
- Miet- und Leihsachen zurück geben
- Rechnungen begleichen
- Dankeskarten erstellen
- Erinnerungsalbum erstellen